การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

            เมื่อนึกถึงการประชุม เรามักคิดถึงการที่คนจำนวนหนึ่งมารวมกันในสถานที่ ๆ หนึ่ง ใช้เวลาพูดคุยเพื่อถกเถียงหาข้อสรุปบางอย่างหรือหาทางออกในบางเรื่อง ซึ่งการประชุมอาจหาข้อสรุปได้บ้าง ไม่ได้บ้าง และในบางการประชุมใช้เวลานานแต่ได้สาระน้อย เพราะพูดกันนอกประเด็นบ้าง คนนำประชุมไม่ทำหน้าที่ตัดบทหรือสรุปประเด็นอย่างดี ทำให้หลายคนเกิดความรู้สึกว่าการประชุมเป็นการเสียเวลาน่าเบื่อหน่าย

คุณค่าของเวลา

            ผมบอกกับคณะกรรมการของผมทุกคณะที่ผมเป็นประธานไว้ว่าถ้าผมเข้าประชุมตรงเวลาไม่ได้ ไม่ว่าด้วยเหตุสุดวิสัยใด ให้รองประธานเริ่มประชุมได้เลย ไม่ต้องรอ และหากรองประธานจำเป็นต้องมาสายด้วย ก็ให้ผู้ใหญ่สักท่านหนึ่งในคณะนั้นนำประชุมไปได้เลย เพื่อไม่ให้คนในที่ประชุมต้องเสียเวลาอันมีค่าไป

เริ่มตรงเวลา

           เมื่อผมมีโอกาสเป็นประธานในที่ประชุมหรือเป็นหัวหน้าองกรณ์ใด ๆ ก็ตาม ผมจะพยายาม ที่จะสร้างวัฒนธรรมการเคารพเวลาขึ้นเสมอ โดยหากเวลาประชุมปกติ 9.00 น. ผมจะให้ออกจดหมายเชิญผู้เข้าร่วมประชุมเวลา 9.01 น. ในช่วงแรก ๆ ที่ออกจดหมายแบบนี้ มีคนเข้าใจว่าผมพิมพ์ผิดหรือเปล่า “ไม่ใช่ 9.00 น. หรือ” ผมบอกว่า “ไม่ผิดหรอก ผมตั้งใจ”

          

สิ่งที่ผมไม่สบายใจในการประชุม

             สิ่งหนึ่งที่ผมไม่ค่อยสบายใจนัก นั่นคือ ในการประชุมหากผมเห็นทีมงานนั่งกอดอก หรือเท้าคาง ไม่จดในประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้อง หรือบางคนไม่มีแม้กระทั่งกระดาษและปากกา ผมจะเกิดความกังวลใจทันที