ปฏิรูประบบห้องสมุดฮาร์วาร์ด

ห้องสมุดแห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ได้รับการยอมรับว่าเป็นห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีคุณภาพและใหญ่ที่สุดในโลก ซึ่งไม่เพียงแต่จะทำหน้าที่สนับสนุนงานทางด้านวิชาการของคณาจารย์ พนักงานและนักศึกษาในมหาวิทยาลัย แต่ยังเป็นเสมือนคลังสติปัญญาที่นักวิจัยและนักวิชาการทั่วโลกต่างหลั่งไหลเข้าใช้บริการ

ปัจจุบันระบบห้องสมุดแห่งนี้ มีห้องสมุดย่อยที่อยู่ในการดูแลทั้งหมดถึง 73 แห่ง ประกอบด้วยพนักงานประจำ 1,200 คน หนังสือทั้งหมด 16.3 ล้านเล่ม เอกสารดิจิตอล 12.8 ล้านฉบับ มีส่วนช่วยสนับสนุนงานทางด้านวิชาการให้กับนักศึกษามากกว่า 20,000 คน คณาจารย์ 2,100 คน และพนักงานมหาวิทยาลัยอีกทั้งหมด 12,900 คน

อย่างไรก็ตาม เพื่อพัฒนาระบบบริการให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว และเพื่อให้รองรับกับการพัฒนาทางด้านสติปัญญาในช่วงศตวรรษที่ 21 (ค.ศ. 2001 – 2100) คณะทำงานเฉพาะกิจซึ่งประกอบไปด้วยผู้ทรงคุณวุฒิจากคณะและหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง จึงมีความเห็นร่วมกันที่จะปฏิรูประบบโครงสร้างการบริหารจัดการห้องสมุดแห่งนี้ใหม่ เนื่องด้วยระบบที่มีอยู่ยังไม่สามารถทำให้บรรลุตามวัตถุดังกล่าวได้ ซึ่งในที่นี้มีปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการบริหารจัดการห้องสมุดทั้งจากภายในและภายนอก อาทิ การอ่อนตัวของค่าเงินเหรียญสหรัฐฯ และวิกฤตทางด้านการเงินปัจจุบัน แนวโน้มการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีของโลก ค่าใช้จ่ายทางด้านสิ่งพิมพ์ วารสาร และทรัพยากรห้องสมุดอื่น ๆ ซึ่งคาดว่าจะเพิ่มสูงขึ้น รวมทั้งทิศทางนโยบายการทำงานวิชาการข้ามสาขาวิชาร่วมกัน ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

ปัจจุบัน ระบบบริหารจัดการภายในของห้องสมุดยังมีความล้าสมัย ใช้วิธีการบริหารจัดการแบบกระจายอำนาจ โดยให้ห้องสมุดแต่ละแห่งบริหารจัดการตนเอง มีระบบโครงสร้างการบริหารและกระบวนการตัดสินใจซับซ้อน ขาดความคล่องตัว รูปแบบการบริหารจัดการทางการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้เป็นอุปสรรคสำคัญต่อการพัฒนางานทางด้านวิชาการ รวมทั้งไม่สามารถตอบสนองต่อทิศทางนโยบายการทำงานร่วมกัน และความท้าทายทางด้านสติปัญญาในศตวรรษที่ 21 ได้

ด้วยเหตุนี้ คณะทำงานเฉพาะกิจจึงเสนอให้มีการปฏิรูประบบโครงสร้างการบริหารจัดการและรูปแบบทางการเงินของห้องสมุดใหม่ ใน 5 ประเด็นหลักดังต่อไปนี้

การจัดให้มีโครงสร้างพื้นฐานทางการบริหารจัดการห้องสมุดร่วมกัน เพื่อให้การบริการมีประสิทธิภาพและมีความคุ้มทุนมากขึ้น ซึ่งในที่นี้ยังคงยืนอยู่บนพื้นฐานหลักคิดการเป็นผู้นำทางด้านสติปัญญาและความเชี่ยวชาญของห้องสมุดย่อยในแต่ละแห่ง รวมทั้งคำนึงถึงความแตกต่างหลากหลาย นับได้ว่าเป็นจุดแข็งของระบบห้องสมุดฮาร์วาร์ดในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม คณะทำงานเฉพาะกิจฯ ได้เสนอให้มีรูปแบบการบริหารจัดการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่ ระบบการดูแลรักษา และการบริการเชิงเทคนิคอื่น ๆ ร่วมกัน

การปรับปรุงระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่ โดยสร้างและปรับปรุงรูปแบบการใช้เทคโนโลยีร่วมกัน ซึ่งระบบเทคโนโลยีหลักของห้องสมุดแต่ละแห่งภายในมหาวิทยาลัย จะต้องได้รับการพัฒนาให้มีมาตรฐานเดียวกัน เพื่อส่งเสริมสนับสนุนให้การทำงานทางด้านวิชาการร่วมกัน ทั้งระดับภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงทางด้านรูปแบบการตัดสินใจและระบบการบริหารจัดการทางด้านเงินทุนของห้องสมุดทั้งระบบดังจะกล่าวในหัวข้อถัดไป

การปรับปรุงรูปแบบการบริหารจัดการทางการเงิน ปัจจุบันระบบการบริหารจัดการทางด้านการเงินของห้องสมุดเกี่ยวกับการซื้อวัสดุอุปกรณ์และการให้บริการ ยังเป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัยเป็นอย่างมาก เพราะฉะนั้น มหาวิทยาลัยจึงควรจัดให้มีการประเมินระบบการบริหารจัดการทางการเงินเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์ สถานที่ และการให้บริการของห้องสมุดใหม่ โดยเริ่มต้นจากการประเมินระบบการบริหารจัดการทางด้านการเงินของ Harvard Depository ก่อน การเริ่มต้นปรับปรุงที่สถานที่เก็บวัสดุอุปกรณ์นี้ จะทำให้ได้รูปแบบผลลัพธ์ที่เป็นต้นแบบ ซึ่งอาจขยายสู่ความร่วมมือในลักษณะอื่น ๆ ได้

การบริหารจัดการห้องสมุดภายในฮาร์วาร์ดอย่างเป็นองค์รวม หากห้องสมุดแต่ละแห่งแยกกันจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ แทนที่จะซื้อร่วมกันทั้งมหาวิทยาลัย จะมีผลทำให้ห้องสมุด่อยขาดอำนาจในการต่อรอง จนในที่สุดแล้วจะทำให้ห้องสมุดย่อยแต่ละแห่งเหล่านี้ต้องแบกรับภาระค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป เมื่อเทียบกับสัดส่วนของการให้บริการ ขาดประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรในภาพรวมของห้องสมุดทั้งระบบ ซึ่งความพยายามที่จะให้เป็นมหาวิทยาลัยเชิงเดี่ยว เพื่อเพิ่มพลังอำนาจการต่อรอง และผลักดันให้มีการบริหารทรัพยากรของห้องสมุด นอกเหนือจากขอบเขตการครอบครองของคณะหรือสาขาของตนนี้ จะต้องทำให้ความร่วมมือระหว่างกันของห้องสมุดต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาจมีการจัดตั้งสำนักงานที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการจัดซื้อและการให้ใบอนุญาต ตลอดจนทำหน้าที่เจรจาต่อรองกับผู้จัดจำหน่าย เป็นต้น

การร่วมมือใช้ทรัพยากรร่วมกันระหว่างห้องสมุด ร่วมกันปรับปรุงระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อทำให้การปฏิบัติงานร่วมกับระบบอื่น ๆ ของห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้คณาจารย์และนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสามารถเข้าถึงทรัพยากรทางวิชาการได้มากที่สุด ขณะเดียวกันห้องสมุดฮาร์วาร์ดพยายามขยายความร่วมมือดังกล่าวไปยังสถาบันอื่นด้วย เช่น MIT เพื่อลดค่าใช้จ่ายและทำให้เกิดการแบ่งปันทรัพยากรร่วมกัน อันจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการให้บริการของห้องสมุดทั้งในปัจจุบันและอนาคต

ประยุกต์สู่ประเทศไทย
ห้องสมุดหรือสถาบันวิทยบริการของมหาวิทยาลัยต่าง ๆ นับเป็นหัวใจสำคัญในการค้นคว้าวิจัยที่สำคัญและการเรียนรู้ตามอัธยาศัยในระดับการอุดมศึกษาและระดับประเทศ ผมเชื่อว่า “คนจะเก่ง รู้ลึก รู้กว้าง และรู้ไกลได้ จะมาจากการค้นคว้าเพิ่มเติม การเรียนรู้ในชั้นเรียนไม่เพียงพอ”

ดังนั้นการพัฒนาห้องสมุดที่มีการบริการหนังสือและสื่อวิชาการที่มีคุณภาพ เป็นแหล่งองค์ความรู้ที่เท่าทันพรมแดนความรู้ระดับโลกและมีความทันสมัยจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง 

ผมได้นำเสนอแนวคิดการพัฒนาห้องสมุดหรือสถาบันวิทยบริการมาโดยตลอด เมื่อมีโอกาสในบรรยายกว่า 10 ปีที่ผ่านมา ห้องสมุดควรพัฒนาสู่การเป็นห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ที่สื่อควรอยู่ในรูป E-book การพัฒนาระบบบริการ E-book ถึงบ้านและที่ทำงาน การสร้างความร่วมมือและการเป็นพันธมิตรระหว่างห้องสมุดมหาวิทยาลัยและหน่วยงานต่างๆ ในพื้นที่เดียวกันในการใช้ทรัพยากรร่วมกัน การสร้างเครือข่ายอิเล็กทรอนิกส์กับห้องสมุดทั่วโลก การมีระบบค้นหาความต้องการหนังสือและสื่อองค์ความรู้ที่จำเป็นจากกลุ่มคนต่าง ๆ เพื่อคัดสรรสื่อความรู้ที่มีคุณภาพเข้าสู่ห้องสมุดต่อเนื่อง การสร้างกลไกการบริจาคทุนทรัพย์จากหน่วยงานหรือองค์กรภายนอกสู่ห้องสมุด โดยผู้บริจาคควรมีส่วนได้รับเกียรตินั้นเช่น การตั้งชื่อห้อง ชื่อตึก หรือแผนกที่เก็บสื่อความรู้เป็นชื่อผู้ที่บริจาค หรือการเปิดเวลาทำการนอกเวลาราชการ โดยเฉพาะช่วงเย็น และเสาร์อาทิตย์ที่ผู้คนจะสามารถเข้ามาใช้เวลาศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมได้ เป็นต้น

Dr Kriengsak Chareonwongsak
Senior Fellow, Harvard Kennedy School , Harvard University
kriengsak@kriengsak.com, kriengsak.com, drdancando.com