เคล็ดไม่ลับที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ไม่ใช่เพราะผมประชุมในห้อง Management cockpit (ห้องปฏิบัติการทางการจัดการ)
ที่ภายในห้องประกอบไปด้วยข้อมูลและตัวชี้วัดต่าง ๆ อย่างครบถ้วนอย่างที่บริษัทเอกชนนิยมใช้ในปัจจุบันหากแต่เป็นเพราะผมเน้นการทำงานหนักนอกห้องประชุม
คือ ก่อนการประชุม ผมจะ
ศึกษาวาระในการประชุม ข้อมูลต่าง ๆ
ที่ต้องใช้ในการประชุมอย่างดี เตรียมโครงร่างของเรื่องที่จะใช้ในการประชุม
เพื่อเป็นตุ๊กตาในการเขี่ยความคิดของคณะทำงานเพื่อจะไม่ต้องเริ่มที่ศูนย์แต่เป็นการประชุมต่อยอด
เพราะมีฐานข้อมูลในเรื่องนั้น ๆ อย่างเพียงพอ
ฉะนั้นเมื่อถึงเวลาประชุมจึงไม่จำเป็นต้องใช้เวลามาก
เพราะในแต่ละเรื่องมีโครงร่างคร่าว ๆ
เพื่อใช้ในการถกเถียงอยู่ก่อนแล้วโดยให้การประชุมเป็นการเพิ่มเติมเนื้อหาให้สมบูรณ์
ครบถ้วน และเหมาะสมมากขึ้น
ดังนั้น
แม้การประชุมจะมีเวลาน้อยและมีเรื่องมากมานที่ต้องพูดถึง
แต่ก็สามารถหาข้อยุติได้ภายในเวลาดังกล่าวเสมอ (1-2 ชม.)
ปัญหาอาจมีบ้างตรงที่
การประชุมนี้อาจก่อให้เกิด “ความเครียด” แก่บุคคลที่ทำหน้าที่เลขาฯ ที่ห้องประชุมบ้าง
เพราะนอกจากต้องตื่นตัวตลอดเวลาชนิดห้ามวอกแวกแล้ว
ยังต้องจดบันทึกอย่างรวดเร็วว่องไว และครบถ้วนทุกประเด็น จนอาจจะเกิดเหตุการณ์
“ตามไม่ทัน” ได้เสมอ ๆ แต่ถึงกระนั้น เรากลับพบว่าเลขาฯ
มีความตั้งใจและบันทึกตามการประชุมได้อย่างดี จนมีแต่สถานการณ์ “เลขาฯ ตามทัน”
เป็นส่วนใหญ่ อย่างน่าชมเชยยิ่ง
Dr Kriengsak Chareonwongsak
Senior Fellow, Harvard Kennedy School , Harvard University
kriengsak@kriengsak.com, kriengsak.com, drdancando.com
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น