เมื่อนึกถึงการประชุม เรามักคิดถึงการที่คนจำนวนหนึ่งมารวมกันในสถานที่ ๆ
หนึ่ง ใช้เวลาพูดคุยเพื่อถกเถียงหาข้อสรุปบางอย่างหรือหาทางออกในบางเรื่อง
ซึ่งการประชุมอาจหาข้อสรุปได้บ้าง ไม่ได้บ้าง และในบางการประชุมใช้เวลานานแต่ได้สาระน้อย
เพราะพูดกันนอกประเด็นบ้าง คนนำประชุมไม่ทำหน้าที่ตัดบทหรือสรุปประเด็นอย่างดี
ทำให้หลายคนเกิดความรู้สึกว่าการประชุมเป็นการเสียเวลาน่าเบื่อหน่าย
จุดเด่นของการประชุมคือ
การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ โดยยึดผลสัมฤทธิ์ในการประชุมเป็นสำคัญ
ผมจะใช้เวลาในการประชุมโดยเฉลี่ยไม่เกินครั้งละ 1 ชั่วโมง
และพยายามสรุปวาระและประเด็นต่าง ๆ ที่ต้องประชุมในวันนั้นอย่างครบถ้วน เพื่อมิให้ต้องล่าช้าไปเบียดบังวาระใหม่
ๆ ของการประชุมครั้งต่อไป ทำให้ต้องดำเนินการประชุมอย่างรวดเร็ว
แม้การประชุมจะเป็นไปอย่างรวดเร็ว
จนอาจตามกันไม่ทันและใช้เวลาในการประชุมน้อยกว่าการประชุมอื่น ๆ
แต่ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ไม่เพียงแต่เกิดประสิทธิภาพการใช้เวลาของคณะทำงานทุกท่านเท่านั้น
ยังเกิดสัมฤษธิผลของงานเพิ่มขึ้นอีกด้วย โดยคณะทำงานฯ มีจำนวน ผลงานอย่างต่อเนื่อง
Dr Kriengsak Chareonwongsak
Senior Fellow, Harvard Kennedy School , Harvard University
kriengsak@kriengsak.com, kriengsak.com, drdancando.com
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น